Почта для отправки писем юридических лиц

Содержание

Теперь нельзя так просто взять и отправить письмо от юрлица на Почте

На днях в редакцию «Новости Воронежа» обратился бизнесмен. Он сообщил о том, что в Воронеже в почтовом отделении возникли сложности с отправлением заказного письма от имени своей организации.

«Многие годы отправлял на Почте письма с документами в адрес своих контрагентов. Приносил заполненный конверт, письмо проводили по системе и отправляли адресату, — рассказал нам Павел. — Недавно же пришел в отделение, однако девушка-операционистка без доверенности или учредительных документов, где бы я фигурировал как руководитель, письмо от имени моего ООО отправлять отказалась».

Мы поинтересовались в call-центре почты, на самом ли деле сейчас без доверенности не пошлешь письмо от юрлица?

«При приеме отправления потребуется предъявить документ, удостоверяющий личность, и доверенность от организации, — пояснили «Новости Воронежа» в Почте России. — Руководитель организации вместо доверенности может предъявить учредительные документы, в которых прописано, что он является руководителем».

Что должно содержаться в доверенности от юридического лица для отправки почты:

— дата совершения (удостоверения) доверенности;

— наименование юридического лица;

— данные об адресе места регистрации юридического лица (являются желательным, но не обязательным элементом доверенности);

— ФИО уполномоченного представителя (сокращения не допускаются);

— данные документа, удостоверяющего личность уполномоченного представителя;

— перечень полномочий (действия по видам услуг или неограниченная деятельность/ведение всех дел);

— подпись уполномоченного представителя (является желательным, но не обязательным элементом доверенности);

— ФИО и подпись руководителя (или другого лица, уполномоченного учредительными документами юридического лица);

— данные ОГРН/ИНН (являются желательным, но не обязательным элементом доверенности);

— печать юридического лица (является желательным, но не обязательным элементом доверенности).

Отметим, что индивидуальным предпринимателям, как мы выяснили, никаких документов и справок приносить для отправления письма не нужно.

Описание интерфейса программирования приложений в информационно-телекоммуникационной сети интернет для доступа к общедоступным сведениям банка данных в исполнительном производстве ФССП России

    В приведенном ответе:

  • response.status — статус обработки прежде поданного запроса сведений БДИП, возможные значения:
    • 0 — обработка завершена, с помощью метода /result можно получить результаты;
    • 1 — обработка начата, с помощью метода /result можно получить частичные результаты группового запроса;
    • 2 — обработка не начиналась, запрос находится в очереди;
    • 3 — обработка завершена, имели место ошибки, с помощью метода /result можно получить частичные результаты;
  • progress — доля успешно обработанных подзапросов группового запроса, результаты которых можно получить методом /result.

5.6. «Получение результатов поданного запроса»

GET /result

Параметр запроса Описание параметра
token * Ключ доступа к API, полученный при регистрации
task * Идентификатор отправленного запроса

CURL-пример запроса приводится в разделе 6.6..

    В штатном режиме функционирования API возможны следующие ответы:

  • Сообщение об ошибке при обработке текущего запроса;
  • Сообщение, содержащее результаты обработки прежде поданного запроса сведений БДИП.

Для группового запроса ответ выглядит как в примере ниже.

{ «status»: «success», «code»: 0, «exception»: «», «response»: { «status»: 0, «task_start»: null, «result»: }, { «status»: 3, «result»: { «code»: 0, «message»: «Undefined index: address» } }, { «status»: 0, «result»: } ] } }

Для единичных запросов (см. разделы 5.1.–5.3.) response.result содержит единственный элемент.

6. Примеры запросов

Дополнительные справочные материалы по использованию методов API размещены на официальном интернет-сайте ФССП России. Способ размещения этих материалов дает пользователю API возможность подавать к API тестовые запросы.

Ниже приводятся примеры запросов к методам API с помощью утилиты командной строки CURL. Во всех примерах ниже значение параметра token («yourapikey») следует заменить на полученный при регистрации ключ доступа.

6.1. «Запрос на поиск сведений о физическом лице»

curl -G https://api-ip.fssprus.ru/api/v1.0/search/physical \ —data-urlencode «region=66» \ —data-urlencode «lastname=Иванов» \ —data-urlencode «firstname=Иван» \ —data-urlencode «token=yourapikey»

6.2. «Запрос на поиск сведений о юридическом лице»

curl -G https://api-ip.fssprus.ru/api/v1.0/search/legal \ —data-urlencode «region=66» \ —data-urlencode «name=Ромашка» \ —data-urlencode «token=yourapikey»

6.3. «Запрос на поиск сведений об исполнительном производстве»

curl -G https://api-ip.fssprus.ru/api/v1.0/search/ip \ —data-urlencode «number=6860/12/61/66» \ —data-urlencode «token=yourapikey»

6.4. «Групповой запрос на поиск информации в БДИП

curl -X POST https://api-ip.fssprus.ru/api/v1.0/search/group \ -H «Content-Type: application/json» \ -d @- << EOF { «token»: «yourapikey», «request»: } EOF

6.5. «Проверка статуса поданного запроса»

curl -G https://api-ip.fssprus.ru/api/v1.0/status \ —data-urlencode «task=ADAB49B2-F435-49CC-80DF-55F2F57D3057» \ —data-urlencode «token=yourapikey»

6.6. «Получение результатов поданного запроса»

curl -G https://api-ip.fssprus.ru/api/v1.0/result \ —data-urlencode «task=BDAB49B2-F435-49CC-80DF-55F2F57D3057» \ —data-urlencode «token=yourapikey»

7. Иные условия предоставления доступа к API

Максимальное число подзапросов в групповом запросе ­— 50 (если требуется отправить большее число, следует разбивать запрос на несколько).

Максимальное число одиночных запросов в час ­— 100

Максимальное число одиночных запросов в сутки ­— 1000

Срок хранения результатов запроса (промежуток между обращениями к методам /search/ и методу /result) — 24 часа.

Контакты технической поддержки:

  • Телефон: +7 (495) 870-95-96 (с 9:00 до 18:00).
  • Электронная почта: admin@fssprus.ru.

Регламент нужен, чтобы построить договорную работу в организации, а также по возможности сбросить необходимость долгих переговоров и согласований (это самая непродуктивная и рутинная часть работы).

Зачем нужен регламент договорной работы

Договорную работу нужно сформировать как бизнес-процесс: обеспечить ее эффективность, скорость принятия решений, взаимодействие всех заинтересованных лиц. В итоге должен получиться структурированный, продуманный результат — договор, который приносит экономические выгоды и страхует от рисков. Для этого нужен регламент договорной работы, который поможет:

  1. Организовать бизнес-процессы договорной деятельности.

  2. Оптимизировать сроки выполнения процедур составления и согласования договоров.

  3. Улучшит качество подготовки договоров.

  4. Снизит правовые риски.

  5. Организует защиту интересов.

  6. Повысит прозрачность деятельности и процессов принятия управленческих решений.

Два подхода работы с договорами в компании

Работу с договорами в организации можно вести двумя способами:

  1. Централизованный подход подразумевает наличие специального структурного подразделения или рабочей группы, которая занимается договорами. Задача исполнителя — доставить проект договора в этот отдел, а согласованием, учетом и хранением занимаются специалисты.

  2. Децентрализованный подход предполагает, что каждый исполнитель ведет свои договоры самостоятельно. Даже если в компании практикуется такой подход, хранить все оригинальные экземпляры договоров нужно в одном месте: у секретаря, юриста или в канцелярии.

Чтобы договорная работа проходила без ошибок, нужно внедрить в компании единые правила подготовки и заключения договоров. Когда есть система — становится неважно, кто занимается договором, потому что сотрудники следуют четкой пошаговой инструкции. Не забудьте разделить зоны ответственности структурных подразделений и сотрудников. Юристы, производственники, финансисты, руководители захотят добавить в договор пункты, важные для них.

Координируйте действия всех сотрудников и руководства на каждом этапе движения договора. Работу над договором всех заинтересованных подразделений должен контролировать один исполнитель. Желательно, чтобы это был коммуникабельный и уравновешенный человек.

Зафиксируйте общие правила документально:

  • В едином документе.
  • В нескольких связанных между собой локальных актах.
  • В отдельных документах, регулирующих отдельные этапы: положение о претензионно-исковой работе, порядок проверки контрагентов.
  • В отчетности об исполнении договора указывайте, эффективен ли он, какие появляются проблемы. Этот опыт поможет при разработке следующих договоров.

Начинаем работу над договором

Работа над договором начинается с переговоров с клиентами, контрагентами. Из обсуждений становится ясно, когда пора готовиться к сделке и начинать работать с проектом документа.

Сначала он отправляется на согласование — как с внутренними, так и с внешними клиентами (партнерами). Далее проходит этап подписания и, наконец, начинается этап исполнения. В процессе договор где-то должен храниться, но к нему нужно открыть доступ и проследить, что у всех заинтересованных сторон есть копии документа.

Если стоит вопрос о завершении короткой сделки или длящихся отношений, нужно продумать процедуру продления, подписания дополнительных соглашений.

Подготовка договоров: этапы и мероприятия

Схематично алгоритм действий по подготовке договоров выглядит так:

создание договора сотрудником — согласование договора с юристом — согласование договора с другими сотрудниками — подписание договора руководителем предприятия — регистрация договора — отсылка копии договора партнеру

Конечно, в реальности схема будет гораздо сложнее с учетом всех замечаний. Оптимальным решением будет выбрать способ заключения договора (например, заключить его с контрагентом напрямую или устроить конкурсную систему отбора партнера), разработать структуру договорных отношений (права, обязанности, ответственность). Потом подготовить текст и подтверждающие документы. Не забудьте утвердить ответственных за исполнение договора.

После сбора всех пожеланий вносятся изменения, утверждается окончательная редакция и договор подписывают.

Следующий этап — отслеживание исполнения договорных обязательств. Ответственные проводят инструктаж работников, участвующих в исполнении договорных обязательств, и разрабатывают меры по улучшению договорных отношений.

Что должно быть в регламенте договорной работы

В регламент договорной работы обязательно включают аспекты:

  1. Порядок подготовки проектов договоров.

  2. Процедуры проверки контрагентов.

  3. Согласование условий с заинтересованными сотрудниками.

  4. Согласование договоров с контрагентами.

  5. Порядок подписания договоров уполномоченными лицами.

  6. Организацию исполнения договоров.

  7. Контроль за исполнением договоров.

  8. Порядок претензионно-исковой работы.

  9. Хранение и архивирование.

Важные моменты подготовки регламента договорной работы: чек-лист

Продумайте заранее:

  1. Формат, в котором предоставляется проект договора для согласования. Например, для предварительного рассмотрения договор может быть передан в юридический отдел и другим подразделениям по электронной почте.

  2. Кто несет ответственность за проверку контрагента и полномочий лиц, подписывающих договор.

  3. Правила визирования договоров начальника юридического отдела и порядок исправления договора после замечаний юристов.

  4. Сроки рассмотрения договоров юридическим отделом.

  5. Порядок согласования договора с другими заинтересованными отделами.

  6. Порядок обсуждения договоров, которые содержат сведения, относящиеся к коммерческой тайне.

  7. Как поступать с договорами, по которым не было принято общее решение (например, юристы не могут одобрить, а контрагент отказывается менять текст).

  8. Порядок внесения договоров в реестр договоров.

На что нужно также обратить внимание:

  1. Учесть особенности и условия работы компании.

  2. Определить перечень и функции подразделений предприятия, ведущих договорную работу.

  3. Установить содержание выполняемых при этом действий, порядок и сроки их осуществления.

  4. Закрепить схемы подготовки договорной документации и учета исполнения договоров.

  5. Предусмотреть ответственность конкретных работников, их права и обязанности.

Что важно юристам:

  1. Обеспечить соблюдение требований действующего законодательства, учет актуальной судебной практики.

  2. Обеспечить соответствие договора интересам компании.

  3. Проверить правоспособность и легитимность контрагента.

  4. Составить исчерпывающий перечень дополнительных документов.

  5. Подтвердить исполнение договора.

  6. Предусмотреть риски.

  7. Продумать гарантии защиты прав и интересов компании.

  8. Определить возможности и алгоритмы формирования доказательств в случае невыполнения партнером своих обязательств.

Основные риски

9 распространенных рисков, с которыми вы можете столкнуться при подготовке договоров:

  1. Заключение договора с проблемными контрагентами.

  2. Наступление неблагоприятных последствий, вызванных недостатками договора.

  3. Превышение полномочий лиц, подписавших договор.

  4. Истечение срока полномочий.

  5. Изъяны в доверенности.

  6. Отсутствие лицензий и других специальных разрешений на осуществление деятельности.

  7. Потеря документов в процессе согласования исполнения.

  8. Затягивание сроков согласования договорных документов.

  9. Нарушение сроков и этапов исполнения договора.

Как противостоять рискам и бороться с нарушениями: 10 советов

Чтобы минимизировать угрозы, которые исходят от недобросовестных контрагентов или невнимательных сотрудников, следуйте этим правилам:

  1. Анализируйте бизнес-процессы и методы работы компании: выявляйте проблемы, основания для судебных споров, организуйте претензионную работу.

  2. Разработайте формы договоров и отчетной документации.

  3. Разработайте алгоритм договорного документооборота с учетом задач по созданию, корректировке, заключению и исполнению договоров.

  4. Определите участки ответственности и компетенций руководителей, юристов, финансистов, исполнителей.

  5. Разработайте рабочие и должностные инструкции по договорной работе.

  6. Проводите инструктаж и обучение сотрудников, связанных с договорным документооборотом, Например, на собрании определяйте, что делать с поступившим договором, как решать спорные моменты, на что обращать внимание.

  7. Внедрите систему оптимизации договорной работы

  8. Проводите аудит — регулярную проверку корректности работы системы, выявляйте проблемы.

  9. Проводите консалтинг и обучение сотрудников.

  10. Помните, что создание, отладка, проверка и совершенствование системы работы с договорной документацией требуют привлечения в договорной отдел квалифицированных юристов.

Статья подготовлена на основе практического курса юриста, тренера-консультанта в сфере права Юлии Межниковой.
Смотрите также. Договорное право: предмет, условия договора

Гарантийное письмо

Выражение «гарантийное письмо» подразумевает под собой достаточно широкий спектр документов, объединяющий в себе одно — кто-то что-то кому-то гарантирует. В данном материале мы раскроем вам, как правильно написать гарантийное письмо, приведем образцы разных гарантийных писем, а также поясним для чего они вообще нужны.

На начало 2020 года материал полностью актуален.

Что такое гарантийное письмо

Смысл проистекает из самого названия — это документ, выражающий волеизъявление одной стороны произвести какие-либо действия в пользу другой стороны, к примеру: оплата задолженности, выполнение определенных, взятых на себя, обязательств, совершение определенных действий.

Как правило, подписывает гарантийное письмо руководитель компании. В отдельных случаях — его представитель по доверенности, если он уполномочен на подписание документов компании.

Что должно содержать гарантийное письмо

Гарантийное письмо должно содержать следующие параметры:

  • от кого исходит, и кому адресовано данное письмо, иными словами, стороны;
  • реквизиты стороны-гаранта, адрес, контакты;
  • дата документа, и, если вы ведете тщательное делопроизводство в своей компании — исходящий номер документа;
  • суть изложенного — кто, что гарантирует, в какие сроки;
  • должность, ФИО должностного лица, подписавшего письмо;
  • печать организации, кроме случаев подписи письма представителем по доверенности; в этом случае понадобятся данные об этой доверенности;
  • если составлял исполнитель — данные и контакты исполнителя.

Желательно составить письмо на фирменном бланке, такие документы лучше воспринимаются, нежели просто на белом листе бумаги.

Какие услуги юристов востребованы прямо сейчас. Что юрист может предложить клиенту или работодателю. Разберём на вебинаре 29 мая.

Образцы гарантийных писем

Гарантийное письмо о предоставлении юридического адреса

Гарантийное письмо на юридический адрес, как его иногда называют, это документ, согласно которому собственник или арендатор (при наличии согласия собственника) гарантируют предоставить нежилое помещение в качестве юридического адреса компании. Фактически компания там может и не находиться, однако это может быть чревато отказом в регистрации — налоговая с 2017 года тщательно проверяет принадлежность компании определенному адресу.

Образец гарантийного письма о юридическом адресе с июля 2017 года, после массовых отказов по адресам:

Гарантийное письмо об оплате задолженности

Один из наиболее частых примеров применения гарантийных писем — возврат дебиторской задолженности. Как написать гарантийное письмо об оплате задолженности? В первую очередь, нужно дать понять кредитору, что вы намереваетесь платить без задержек и просрочек, дабы не подорвать к себе доверия. Желательно предоставить график погашения задолженности, если оплата планируется частями с определенной периодичностью. Если же этого не планируется, можно просто указать сумму, и срок, до которого она должна быть возвращена.

Пример гарантийного письма об оплате задолженности:

Гарантийное письмо о выполнении обязательств по договору

Обязательствами по договору не обязательно может быть оплата, хотя такое гарантийное письмо также имеет место быть. Как пример, приведем образец гарантийного письма об оплате товара:

А также, образец гарантийного письма об оплате услуг по договору

ООО «ВАСИЛЕК»

ОГРН _____________ИНН_______________

Москва, ул. Простая, д. 28, корп. 2

Гарантийное письмо